Zakres obowiązków: 1) obsługa administracyjno-biurowa wydziału,
2) współpraca z innymi wydziałami i jednostkami Urzędu Miasta Torunia w celu zapewnienia efektywnego przepływu informacji i realizacji bieżących zadań, w tym przekazywanie informacji oraz kierowanie zapytań do odpowiednich pracowników,
3) koordynacja procesu archiwizacji korespondencji, w tym e-maili oraz dokumentów przychodzących i wychodzących,
4) prowadzenie kalendarza przełożonych oraz całego wydziału, w tym organizacja spotkań, rezerwacja sal i potwierdzenie przybycia,
5) prowadzenie w wydziale działań dotyczących szacowania ryzyka, planu pracy wydziału, RODO oraz informacji publicznej,
6) koordynowanie w wydziale obiegu dokumentów w systemie EZD,
7) prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników, wyjść służbowych i prywatnych, delegacji i urlopów
Wymagania:
- wykształcenie: wyższe (w tym licencjat) - konieczne
- pozostałe: Wymagania niezbędne:
1) wykształcenie wyższe (preferowane w zakresie nauk administracyjnych),
2) co najmniej roczny staż pracy w administracji,
3) bardzo dobra obsługa pakietu MS Office, w szczególności Word oraz Exel,
4) wysoka kultura osobista, budowanie partnerskich relacji zarówno wewnętrznych organizacji jak i z jej otoczniem, odpowiedzialność, terminowość w wykonywaniu powierzonych zadań, zdolności organizacyjne oraz samodzielność w planowaniu i realizacji zadań,
5) spełnienie wymagań określonych w art. 6 ust. 1 i 3 pkt 2-3 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych.
Wymagania dodatkowe:
1) doświadczenie w pozyskiwaniu środków zewnętrznych lub realizacji projektów finansowych ze środków zewnętrznych (w tym z UE),
2) doświadczenie zawodowe związane z prowadzeniem sekretariatu,
3) znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym.
Sposób aplikowania:
- bezpośrednio do pracodawcy
- wymagane dokumenty: 1) życiorys (CV) opatrzony klauzulą:
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych do przeprowadzenia naboru prz