Rejoignez l'AP-HP, l'Assistance Publique - Hôpitaux de Paris, en tant qu'Assistant(e) du pôle Partenariats et Expertises. Vous serez en charge de diverses tâches administratives, de la gestion de l'agenda à l'organisation de réunions et d'événements. Vous apporterez également un soutien aux différents chargés de missions du pôle et assurerez une continuité avec les autres assistantes de direction. Une expérience préalable en secrétariat de direction et gestion administrative est requise.
About the role
Savoir-faire requisMaîtrise des outils bureautiques (Pack Office) ;
Accueillir et orienter des personnes
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel ;
Esprit de synthèse et qualités rédactionnelles (prise de notes)
Esprit d'équipe,
Qualités relationnelles et de communication, polyvalence, dynamisme
Accueil téléphonique.
Savoir-être
Capacité à s'adapter à des situations variées et à ajuster ses comportements en fonction des enjeux de la situation et du type d'interlocuteur (respect de la confidentialité) ;
Capacité à mettre en forme les informations à transmettre et établir la relation et le feed-back nécessaire à la compréhension mutuelle. (communication transmission) ;
Capacité à atteindre ses objectifs en faisant face aux difficultés et obstacles de tous ordres rencontrés. (résultats, initiative) ;
Capacité à s'intégrer et coopérer dans un ou plusieurs groupes de travail, projets ou réseaux et d'y apporter une contribution efficace (travail d'équipe, curiosité).
Connaissances associées
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
Connaissance de l'institution ou du secteur public hospitalier
PRE-REQUIS
Expérience en secrétariat de direction et gestion administrative
Bac professionnel secrétariat de direction / BTS assistante de direction
Key missions
- Assurer l'accueil téléphonique et physique, la gestion de l'agenda, l'organisation de réunions et la rédaction de documents.
- Gérer en binôme la gestion des appels à candidatures internes et les démarches réglementaires liées aux ressources biologiques.
- Apporter le support nécessaire aux différents chargés de missions du pôle, mettre à jour les listings et assurer le classement des dossiers.
Benefits
- Between 1-2 days at home
- Professional development plan
- Mentor program
- Funded educational training
- Childcare, Nursery
- Sick child leave
- Bicycle storage
- Reimbursement above 50%
- Sustainable mobility package
- Food service or stocked kitchen
- Breastfeeding room
- Dedicated Diversity & inclusivity staff
- Generous PTO
- Reduction of working time (RTT)
- Remote work allowance
- Time-saving account (CET)
- Mental health benefits
- On-site gym